Principaux textes applicables :

• Décret n° 73-609 du 5 juillet 1973 relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d'accès aux fonctions de notaire ;
• Décret n° 2016-661 du 20 mai 2016 relatif aux officiers publics et ministériels ;
• Arrêté du 16 septembre 2016 fixant la liste des pièces à produire pour une demande de nomination en qualité de notaire dans un office à créer et le délai prévus à l'article 51 du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973 relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d'accès aux fonctions de notaire ;
• Arrêté du 23 novembre 2020 fixant les modalités du maintien des demandes de création d'offices prévu à l'article 53 du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973 modifié relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d'accès aux fonctions de notaire

Ce document est destiné à vous aider dans la constitution des dossiers et précise, à cet effet, les pièces à joindre pour chaque type de demande formulée par téléprocédure.

Il vous appartient de vérifier d’ores et déjà, la présence de ces pièces dans votre demande et, le cas échéant, de la compléter dans les meilleurs délais.

Il s’agit d’une liste indicative et non exhaustive.

Si la nature du dossier ou des circonstances particulières le justifient, le bureau de la gestion des officiers ministériels pourra être amené à solliciter d’autres pièces.

Vous disposez d'un délai de dix jours à compter de l'enregistrement de votre demande pour déposer sur votre espace personnel les documents nécessaires à son instruction.

 

I. Demande de nomination d’une personne physique en qualité de titulaire d’un office à créer

1. Requête

• Une requête datée et signée sollicitant votre nomination par le garde des sceaux, en qualité de notaire dans un office à créer. La requête mentionne la zone choisie et au sein de celle-ci, la commune dans laquelle vous souhaitez être nommé(e).

Selon votre situation,

Si vous exercez actuellement les fonctions de notaire, soit en qualité de titulaire d’un office, soit en qualité d’associé au sein d’une société titulaire d’un office :

• Votre demande de création doit prévoir explicitement votre démission (si titulaire individuel) ou votre retrait de la société (si associé), dans les conditions applicables à cette forme de société, sous la condition suspensive de votre nomination en qualité de titulaire d’un office créé.

Avant même le dépôt de votre candidature, compte tenu du délai de 10 jours pour compléter votre demande, il est conseillé d’anticiper le plus en amont possible, la cession de vos parts sociales si vous êtes associé unique exerçant ou l’exercice de votre droit de présentation de votre office actuel si vous êtes titulaire d’un office individuel.  

Si vous exercez en qualité de notaire salarié :

• Votre demande de création doit prévoir explicitement votre démission de vos fonctions sous la condition suspensive de votre nomination en qualité de titulaire d’un office créé.

Si vous ne possédez pas la qualité d’OPM :

• Votre demande de nomination n’est pas soumise à une condition particulière. Toutefois, vous devez préciser votre statut professionnel actuel (notaire assistant, autres fonctions...).

2. Identité du requérant

Les documents officiels en cours de validité justifiant de votre état civil et de votre nationalité française :

• La copie de votre carte d’identité (recto/verso) ou de votre passeport en cours de validité ;
• La copie intégrale de votre acte de naissance de moins de trois mois.

  • Si vos deux parents sont nés à l’étranger et que vous êtes né en France, vous devez solliciter dès votre projet de candidature, un certificat de nationalité française sauf si votre acte de naissance porte déjà en marge une mention d’acquisition de la nationalité française (décret de naturalisation, certificat de nationalité française délivré...) ;

  • Si vous êtes né à l’étranger et que vous êtes français ou devenu français récemment, vous devez solliciter dès votre projet de candidature, un acte de naissance auprès du Service central d’état civil (demande en ligne au Service central d’état civil).

3. Aptitude du requérant (article 3 du décret du 5 juillet 1973)

• La copie du diplôme national de master en droit ou de l’un des diplômes admis en dispense pour l'exercice de la profession de notaire par arrêté conjoint du garde des sceaux, et du ministre chargé de l'enseignement supérieur ;
• La copie du diplôme de notaire ou du diplôme supérieur de notariat ou diplôme d’études supérieures de notariat.

Un relevé de notes n’est pas accepté ; une attestation de réussite peut être transmise en équivalence.

Ces pièces n’ont pas à être produites si vous êtes déjà notaire.

Si vous souhaitez vous prévaloir d’une dispense prévue par :                                        

• L’article 3 du décret du 5 juillet 1973 :

• La copie du diplôme national de master en droit ou de l'un des diplômes admis en dispense pour l'exercice de la profession de notaire conformément à l'arrêté du 8 août 2013 susvisé.

Pour les personnes qui, à la date du 15 mars 2013, étaient inscrites dans un centre de formation professionnelle ou remplissaient les conditions du 6° de l'article 3 du décret du 5 juillet 1973 susvisé dans sa rédaction antérieure à l'entrée en vigueur du décret du 13 mars 2013 susvisé, le justificatif de l'obtention des 60 premiers crédits d'un master en droit ou la copie du diplôme national de maîtrise en droit ou de l'un des diplômes reconnus équivalents pour l'exercice de la profession de notaire par l'arrêté du 24 juin 1991 fixant la liste des diplômes reconnus comme équivalents pour l'exercice de la profession de notaire ;

• La copie du diplôme de notaire ou diplôme d'études supérieures de notariat, diplôme supérieur de notariat ou diplôme d'aptitude aux fonctions de notaire accompagné du certificat de fin de stage.

• L’article 7 du décret du 5 juillet 1973 :

• La copie du certificat d'aptitude aux fonctions de notaire.

• Les articles 4 et 7-1 du décret du 5 juillet 1973 :

• Depuis le 1^er janvier 2021, la demande de dispense doit être déposée auprès de l’Institut nationale des formations notariales (INFN) par téléprocédure au lien suivant : https://www.infn.fr/teleprocedures-article-17/

L’INFN instruit cette demande et rends une décision après avis du garde des sceaux. Aucune demande de dispense ne doit être déposée sur le portail OPM. L’attestation délivrée par l’INFN devra être déposée dans la demande de nomination sur office à créer.

 Avant cette date, la décision de dispense a pu être accordée antérieurement par le garde des sceaux, ou par le procureur général ;

• Le cas échéant, la copie de l'attestation de réussite à l'examen de contrôle des connaissances techniques (ECCT) ;
• La copie des diplômes, certificats ou autres titres permettant l'exercice de la profession dans un Etat membre de l'Union européenne ou dans un autre Etat partie à l'accord sur l'Espace économique européen délivrés :
  • Soit par l'autorité compétente de cet Etat et sanctionnant une formation acquise de façon prépondérante dans l'Espace économique européen ;
  • Soit par un pays tiers, à condition que soit fournie une attestation émanant de l'autorité compétente de l'Etat membre ou partie qui a reconnu les diplômes, certificats ou autres titres certifiant que leur titulaire a une expérience professionnelle de trois ans au moins dans cet Etat ;

Si vous vous prévalez de dispositions antérieurement applicables prévoyant les conditions de diplôme et de qualifications professionnelles pour l’accès à la profession de notaire, produisez les documents justifiant que vous remplissez ces conditions.

4. Attestation d’assurance

• Un document émanant d'un professionnel de l'assurance garantissant la couverture de votre responsabilité civile professionnelle à compter de votre nomination.

 

II. Demande de nomination d’une personne morale en qualité de titulaire d’un office à créer

1. Une requête

• Une requête datée et signée du mandataire de la société ou de l’un des futurs associés lorsque la société n’est pas encore constituée, sollicitant sa nomination par le garde des sceaux, ministre de la Justice, en qualité de titulaire d’un office de notaire à créer. La requête mentionne la zone choisie et, au sein de celle-ci, la commune dans laquelle la société souhaite être nommée.

Selon la situation :

• Une demande émanant de chaque personne sollicitant sa nomination en qualité d’associé de ladite société pour exercer dans l’office à créer ou dans l’un des offices dont est déjà titulaire la société. La demande doit en outre, être accompagnée des pièces prévues au I correspondant à la situation du demandeur ;
• Une demande émanant de chaque associé déjà nommé dans la société sollicitant sa nomination pour exercer dans l’office à créer ou dans un autre office de la société que celui dans lequel il exerce, sous réserve du retrait de ce dernier en qualité d’associé exerçant.

2. La copie des statuts de la société

Selon la situation :

• Si la société est déjà existante : les statuts actuels et, un projet de statuts modifiés intégrant la situation nouvelle qui résulterait de la nomination de la société dans l’office à créer et un extrait kbis ;
• Si la société est en cours de constitution : les statuts de la société et la preuve de leur dépôt au greffe du tribunal de commerce.

3. Si vous n’êtes pas le représentant légal de la société, la copie du mandat qui vous a été conféré.

4. Si la société est en cours de constitution, la preuve du dépôt des sommes constituant le capital social.

5. La liste des associés de la société telle qu’elle exercerait si elle est titulaire de l’office à créer, précisant pour chacun d’entre eux leur profession, leur qualité d’associé exerçant ou non-exerçant, leur lieu d’exercice, le nombre de parts sociales dans la société titulaire du nouvel office ainsi que le cas échéant, les documents justifiant du respect des conditions de détention du capital social et des droits de vote de la société. Un modèle de tableau est proposé sur le portail OPM. Vous devez déposer cette pièce sur le portail OPM dans la bannette « Identification personne morale ».

6. L’identité et la profession des représentants légaux et des membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance de la société.

7. Une attestation de votre assureur garantissant la couverture de la responsabilité civile professionnelle de la société demanderesse à compter de sa nomination.

8. Selon la forme de la société, les pièces justificatives listées par décret.

9. Pour les associés non exerçants : la copie intégrale des actes de naissance et la copie de la carte d’identité (recto/verso) ou du passeport (en cours de validité) de chaque associé non exerçant.

10. La copie du procès-verbal d’assemblée générale s’il y a lieu

11. En cas de cession concomitante,

• Un traité de cession : le traité de cession doit être signé par le cédant et le ou les cessionnaires déjà associés et enregistré par les services fiscaux.

Ce traité est conclu sous condition suspensive, notamment l’agrément de la nomination de la société et de ses associés.

L’intervention du conjoint du cédant est nécessaire en cas de régime légal de communauté réduite aux acquêts ou de régime de communauté universelle.

Les règles générales applicables au traité de cession sont rappelées dans cette notice.

• Le plan de financement : l’ensemble des documents justifiant du financement de la cession (prêt bancaire, offre de prêt définitive avec mention de l’acceptation et de la signature de l’emprunteur, attestation ou relevé bancaire justifiant de fonds personnels complémentaires si le montant du prêt est inférieur au prix de cession, preuve de la disponibilité des fonds…).

 

III. Demande de maintien de votre demande de nomination si celle-ci est classée par tirage au sort électronique

Conformément à l’article 53 du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973 et l’article 1^er de l’arrêté du 23 novembre 2020, si votre demande de nomination dans un office à créer de notaire, a été classée par tirage au sort électronique, vous devez confirmer le maintien de celle-ci dans un délai de dix jours francs suivant la publication du procès-verbal du tirage au sort sur le portail OPM.

A cet effet, vous devez déposer sur le portail OPM, un courrier précisant le numéro de la demande, la zone et la ville concernées, dans « demande(s) office(s) à créer ».

Votre fichier devra être dénommé : « Demande_Maintien_Nomination_Office à créer ».

Si vous avez plusieurs demandes de nomination dans un office à créer de notaire qui ont été classées par tirage au sort électronique, quel que soit leur rang de classement, vous pouvez déposer un courrier unique sur OPM mentionnant l’ensemble des demandes lassées par tirage au sort électronique, dans la bannette "Aptitude personne physique" sur le portail OPM.

En effet, l’absence de dépôt d’un tel courrier dans un seul dossier aura pour conséquence de rendre caduque la totalité de vos demandes de nomination dans un office à créer de notaire.