• Quel est le délai d’instruction d’une demande de création d’office ?

L’instruction des demandes de création d’office dépend de l’ordre d’examen des zones de libre installation, de la date du tirage au sort électronique et du rang de classement attribué à l’issue de ce dernier.

• Comment puis-je suivre l’avancement des nominations par zone ?

Il  convient  de  vous  connecter  sur  l’onglets CARTES du portail  OPM :  

• Sélectionnez la profession concernée
• Mentionnez le numéro de zone dans l’encadré prévu puis cliquez sur « voir les demandes » ;
• Pour remettre dans l’ordre le rang de tirage au sort, cliquez sur « nouveau classement », et vous pourrez alors visualiser les décisions prises lorsque la zone est traitée.

• Si les nominations sur office créé dans la ou l’une des zone(s) où j’ai candidaté ont été publiées, cela signifie-t-il que je perds définitivement toute chance d’être nommé sur ladite zone ?

Non. Si l’un des candidats renonce à sa nomination sur office créé et sollicite sa démission d’office et la suppression de son office, il sera alors procédé à une nouvelle instruction des candidatures suivantes dans la zone concernée et dans l’ordre du rang de classement attribué à l’issue du tirage au sort, se poursuivra.

• En cas de dépôt de plusieurs candidatures dans différentes zones de libre installation, puis-je établir un ordre de préférence entre ces demandes ?

Non.

• Puis-je déposer plus d’une demande valide sur la même zone ?

Non, seule la première demande horodatée sera prise en compte, que ce soit à titre individuel ou pour le compte d’une société.

• Comment procéder pour renoncer à une demande de nomination dans un office à créer ?

Vous devez rédiger et signer un écrit par lequel vous indiquez vouloir renoncer à cette demande dans le délai de deux mois (en précisant le numéro de la demande et le numéro de zone) accompagné de la photocopie de votre pièce d’identité.

Ces deux documents doivent être déposés sur le portail OPM, dans la demande à annuler.

Attention, passé un délai de deux mois à compter de l’ouverture du dépôt des candidatures, toute renonciation à une ou plusieurs demandes de création d’office, entraine la caducité de l’ensemble des demandes de créations d’office.

• Une fois nommé dans un office créé, peut-on renoncer à prêter serment en cas de première nomination en qualité d’OPM ?

Oui, mais cette renonciation ne modifiera pas le statut des demandes de nomination dans un office à créer que vous avez pu former antérieurement et qui sont devenues caduques en raison de votre nomination.

Dans ce cas, un arrêté de démission d’office et de suppression de l’office créé sera pris.

• Une fois nommé dans un office créé, ayant déjà la qualité d’OPM et ne devant pas prêter serment à nouveau, peut-on renoncer à exercer sur l’office créé ?

Oui, mais cette renonciation ne modifiera pas le statut des demandes de nomination dans un office à créer que vous avez pu former antérieurement et qui sont devenues caduques en raison de votre nomination.

• A quelle date interviendra ma cessation de fonctions dans mon emploi actuel (notaire assistant, emploi hors notariat …), une fois nommé dans un office créé, à titre individuel ou en qualité d’associé dans le cadre d’une demande effectuée pour le compte d’une société ?

• Si vous n’avez jamais eu la qualité d’OPM, vous devrez cesser au plus tard vos fonctions à la veille de la date de votre prestation de serment. Ainsi, à compter de celle-ci, vous ne pouvez plus exercer au sein de l’office, si vous étiez notaire assistant par exemple.

• Si vous avez déjà eu la qualité d’OPM précédemment, en qualité de salarié ou d’associé, aucune prestation de serment n’est prévue et vous cessez votre activité dans vos fonctions actuelles au jour de la date de publication de l’arrêté de nomination sur office créé.

• Peut-on demander la nomination dans un office à créer d’une société comportant plusieurs associés dans une zone pour laquelle l’objectif fixé par arrêté est la nomination d’un seul officier ministériel titulaire ou associé ?

Oui

• Une fois ma demande déposée, puis-je modifier le lieu d’implantation de l’office ?

Non. Cependant, dès lors que vous êtes nommé(e) et le cas échéant, avez prêté serment en qualité de titulaire d’un office créé ou d’officier ministériel associé d’une société titulaire d’un office créé, le transfert de l’office dans une autre ville de la même zone est envisageable, s’il est constaté que vous vous êtes bien enregistré auprès des instances professionnelles. Il vous appartient de déposer une déclaration de transfert d’office sur le portail OPM.

Il est rappelé que le choix du lieu de résidence au sein de la zone de nomination n’a aucune incidence lors du tirage au sort.

• Le document émanant d’un professionnel de l’assurance, garantissant la couverture de la responsabilité civile professionnelle de la société demanderesse à compter de sa nomination, doit-il être produit avant la nomination ?

Oui. L’exigence de ce document trouve son fondement dans l’article 52 II de la loi n° 2015­990 du 6 août 2015 laquelle ne prévoit aucune dérogation en matière d’assurance. Les pièces doivent être produites selon les modalités fixées par les textes.

• Faut-il produire un plan de financement et un budget prévisionnel pour une installation dans un office à créer ?

Non.

• Dans le cadre d’une demande effectuée pour le compte d’une société, une fois ma demande déposée, puis-je modifier la liste des associés de la société telle qu’elle exercerait si elle est titulaire de l’office à créer ?

Non. La modification de la liste des associés n’est possible que pour les associés non exerçants.

• Est-il possible de s’associer une fois que l’on a été nommé dans un office créé, à titre individuel ?

Oui. Une fois nommé, le professionnel devra prêter serment s’il s’agit d’une première nomination en qualité d’OPM. Il pourra, ensuite, exercer son droit de présentation dès lors que ce dernier aura acquis une consistance certaine ou s’associer, dans le respect des textes en vigueur.

Contrairement à l’opération de transfert éventuelle mentionnée plus haut, l’opération nécessitera cependant un important délai, comparable à celui applicable aux demandes d’agrément d’une opération portant sur un office existant.

• Est-il possible, après avoir déposé une demande de nomination dans un office à créer en qualité d’officier ministériel individuel, de modifier cette demande en substituant une société titulaire d’office au candidat initial ?

Non. Il s’agirait d’une modification substantielle de la demande initiale qui n’est pas prévue par les textes et qui constituerait une nouvelle demande formée pour le compte d’une personne différente.

• Est-il possible de modifier une demande de nomination dans un office à créer déposée pour le compte d’une société, en changeant le projet de composition in fine de cette société, par ajout ou suppression d'un ou plusieurs associés exerçants, avant même que la société ne soit nommée titulaire d'un office ?

Non. Il s’agirait d’une modification substantielle de la demande initiale qui n’est pas prévue par les textes et qui constituerait une nouvelle demande formée pour le compte d’une société différente.

• Est-il possible de modifier une demande de nomination dans un office à créer déposée pour le compte d’une société, en changeant la répartition capitalistique entre associés, avant même que la société ne soit nommée titulaire d'un office ?

Oui. Il ne s’agirait pas d’une modification substantielle de la demande initiale.

• Faut-il disposer d’un local professionnel pour être nommé dans un office créé ?

Non. Aucune disposition n’exige des candidats qu’ils disposent d’un local professionnel avant d’avoir été nommé par arrêté du garde des sceaux.

• Faut-il disposer d’un local professionnel pour instrumenter dans un office créé ?

Oui. Vous disposez d’un délai maximum de 6 mois pour vous installer à compter de la publication de l’arrêté de nomination ou le cas échéant de la date de prestation de serment.

Vous pourrez prendre attache, si vous le souhaitez, avec la chambre départementale des notaires qui communique un guide à cet effet.

• Dois-je produire une note de présentation de mon projet d’installation avec les pièces à produire ?

Non. Aucune disposition n’exige des candidats qu’ils établissent un tel document. Mais vous pouvez utilement déposer cette note pour présenter votre projet.

• J’ai formulé une demande de nomination dans un office créé et j’ai également déposé auprès de vos services une demande de nomination en qualité de salarié. Dois-je fournir une demande de démission pour les futures fonctions d’officier ministériel salarié ?

Oui, si vous avez déjà été nommé(e) par arrêté du garde des sceaux en qualité d’OPM salarié, vous devez déposer une demande de démission de vos fonctions d’OPM salarié sous la condition suspensive de votre nomination sur office créé.

• En cas de nomination, suis-je contraint(e) d’exercer mes nouvelles fonctions dès ma nomination ou le cas échéant dès ma prestation de serment ?

Oui. Vous disposez cependant du temps strictement nécessaire pour résoudre les différents problèmes pratiques qui s’opposent à votre installation effective immédiate.

• Si je suis nommé(e), puis-je exercer une autre activité professionnelle jusqu’à mon installation effective en qualité d’officier ministériel ?

Non. La publication de l’arrêté de nomination fait obstacle à toute autre activité professionnelle, sous quelque forme que ce soit, et sous quelque statut que ce soit (clerc, notaire assistant, avocat, etc.).