Le portail du ministère de la Justice dédié aux officiers publics ou ministériels

Actualités

Le 21 janvier 2018

Le tableau général des nominations dans un office de notaire à créer, par ordre de tirage au sort, est consultable ci-dessous.

Le 28 septembre 2017

Les procès-verbaux des tirages au sort effectués en vue de la création d'offices notariaux sont consultables ci-dessous.

Ils déterminent un ordre d'instruction spécifique pour les demandes de nomination dans un office de notaire à créer déposées entre le 16 novembre 2016 à 14h et le 17 novembre 2016 à 14h.

Le 19 mai 2017

Les avis de l'Autorité de la concurrence relatifs aux zones d'installation contrôlées sont consultables ci-dessous :

 

I - Questions relatives aux démarches

  • Quels renseignements ou conseils puis-je obtenir via le portail OPM pour former ma demande ?

Le portail OPM n’est pas un site d’information mais un site de téléprocédure.

Il ne délivre donc aux internautes aucun conseil personnalisé portant sur l’opportunité ou la qualité de leurs projets et de leurs montages juridiques ou fiscaux.

Le portail OPM fournit cependant les informations techniques nécessaires pour accomplir certaines démarches précises :.

  • demandes de nomination sur un office notarial à créer,
  • demandes adressées au garde des sceaux et relatives à un office existant de notaires, d’huissiers de justice ou de commissaires-priseurs judiciaires ou portant sur une autre demande telle que les demandes de dispense, d’autorisation de prolongation d’activité pour ces professionnels,
  • autres demandes listées dans l’arrêté du 10 novembre 2016

Outre la présente foire aux questions, vous trouverez sur les pages du portail OPM :

  • L’ensemble de mes pièces justificatives dépasse la taille de 2 mégaoctets. Comment procéder pour les déposer ?

Il convient de répartir vos pièces justificatives en plusieurs fichiers dont chacun sera d’une taille inférieure à 2 Mo.

Si un même document dépasse la taille de 2 Mo, il convient de le scinder et de numéroter les fichiers s’y rapportant (ex. : « statuts 1 sur 2 » et « statuts 2 sur 2 »).

Il est conseillé de nommer les fichiers en fonction de leur contenu, afin de simplifier l’instruction de votre demande.

  • L’enregistrement de ma demande est-il confidentiel ?

Oui. Seuls le numéro et l’horodatage de votre demande, anonymisée, sont visibles sur le portail.

II - Notaires

1 - Liberté d’installation

  • Quel est le délai d’instruction d’une demande de création d’office ?

L’instruction des demandes de création d’office dépend de l’ordre d’examen des zones de libre installation, du calendrier des tirages au sort et de leurs résultats (classement des  demandes).

  • Comment connaitre l’état d’avancement de ma demande ?

Il convient de consulter la notice « suivi de l’état d’instruction d’une demande ».

Le statut « reçue » indique que l’instruction de la demande n’a pas débuté. Il est, dans ce cas, inutile d’envoyer un message à l’adresse opm.dacs-m2@justice.gouv.fr, pour connaitre l’état d’avancement de la demande.

  • En cas de dépôt de plusieurs candidatures dans différentes zones de libre installation, puis-je établir un ordre de préférence entre ces demandes ?

Non. L’article 52, alinéa 2, du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973 dispose en effet : « En cas de demandes formées par une même personne et portant sur plusieurs zones, l’une quelconque de ses demandes est susceptible de donner lieu à la nomination de son auteur, sans possibilité pour lui d’exprimer un ordre de préférence ».

  • Comment procéder pour renoncer à une demande de création d’office ?

Il convient de rédiger et signer un écrit par lequel vous indiquez vouloir renoncer à cette demande (en précisant le numéro de la demande et le numéro de zone) accompagné de la photocopie de votre pièce d’identité.

Ces deux documents doivent être déposés dans la demande à annuler.

  • Puis-je renoncer à tout moment à une demande de création d’office, y compris après le tirage au sort de la zone concernée ?

Oui, mais seulement tant que cette demande n’a pas abouti favorablement, c’est-à-dire tant que le statut de la demande sur le portail OPM n’est pas passé à « traitée – en attente de publication au JO », ni, a fortiori, à « arrêté du JO en date du … ».

Il convient de noter que la renonciation à une demande de création d’office n’emporte pas renonciation aux autres demandes de nomination sur un office à créer que vous avez pu former.

  • Une fois nommé dans un office créé, peut-on renoncer à prêter serment ?

Oui, mais cette renonciation ne modifiera pas le statut des demandes de nomination dans un office à créer que vous avez pu former antérieurement et qui sont devenues caduques en raison de votre nomination.

  • Peut-on demander la nomination sur un office à créer d’une société comportant plusieurs associés dans une zone pour laquelle l’objectif fixé par l’arrêté du 16 septembre 2016 est la nomination d’un seul notaire titulaire ou associé ?

Oui

  • Une fois ma demande déposée, puis-je modifier le lieu d’implantation de l’office ?

Non. Cependant, dès lors que vous êtes nommé et avez prêté serment en qualité de titulaire d’un office créé ou de notaire associé d’une société titulaire d’un office créé, le transfert de l’office dans une autre ville de la même zone est immédiatement envisageable.

  • Le document émanant d’un professionnel de l’assurance, garantissant la couverture de la responsabilité civile professionnelle de la société demanderesse à compter de sa nomination, doit-il être produit avant la nomination ?

Oui. L’exigence de ce document trouve son fondement dans l’article 52 II de la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 laquelle ne prévoit aucune dérogation en matière d’assurance. Les pièces doivent être produites selon les modalités fixées par les textes.

  • Faut-il produire un plan de financement et un budget prévisionnel pour une installation dans un office à créer ?

Non.

  • Est-il possible de s’associer une fois que l’on a été nommé dans un office créé ?

Oui. Une fois nommé, le professionnel devra prêter serment. Il pourra, ensuite, transformer sa structure d’exercice ou s’associer, dans le respect des textes en vigueur.

  • Est-il possible, après avoir déposé une demande de nomination en qualité de notaire individuel, de modifier cette demande en substituant une société titulaire d’office au candidat initial ?

Non. Il s’agirait d’une modification substantielle de la demande initiale qui n’est pas prévue par les textes et qui constituerait une nouvelle demande formée pour le compte d’une personne différente, devant à ce titre donner lieu à un nouvel horodatage.

  • Est-il possible de modifier une demande de nomination dans un office créé déposée pour le compte d’une société, en changeant la composition de cette société, par ajout ou suppression d'un ou plusieurs associés, avant même que celle-ci ne soit nommée titulaire d'un office ?

Non. Il s’agirait d’une modification substantielle de la demande initiale qui n’est pas prévue par les textes et qui constituerait une nouvelle demande formée pour le compte d’une société différente. Si la liste des associés n'est plus d'actualité, il convient de déposer une nouvelle demande, qui donnera lieu à un nouvel horodatage.

  • Faut-il disposer d’un local professionnel pour être nommé dans un office créé ?

Non. Aucune disposition n’exige des candidats qu’ils disposent d’un local professionnel avant d’avoir été nommé par arrêté du garde des sceaux.

  • Faut-il disposer d’un local professionnel pour instrumenter dans un office créé ?

Oui.

  • Dois-je produire une note de présentation de mon projet d’installation avec les pièces à produire ?

Non. Aucune disposition n’exige des candidats qu’ils établissent un tel document.

  • J’ai formulé une demande de nomination dans un office créé et j’ai également déposé auprès de vos services une demande de nomination en qualité de salarié. Dois-je fournir une demande de démission pour les fonctions de notaire salarié ?

Non.

Une demande de démission ne doit être formulée que si vous avez été nommé en qualité de notaire salarié et prêté serment.

  • En cas de nomination, suis-je contraint d’exercer mes nouvelles fonctions de notaire dès après ma prestation de serment ?

Non. Vous disposez du temps nécessaire pour résoudre les différents problèmes pratiques qui s’opposent à votre installation effective immédiate.

  • Si je suis nommé, puis-je exercer une autre activité professionnelle jusqu’à mon installation effective en qualité de notaire ?

Non. La prestation de serment, même non suivie d’un début d’exercice concomitant, fait obstacle à toute autre activité professionnelle, sous quelque forme que ce soit, et sous quelque statut que ce soit (clerc, notaire assistant, avocat, etc.).

2 - Les bureaux annexes

  • Quelle est la procédure pour ouvrir un bureau annexe ?

L’ouverture d’un bureau annexe est soumise à un régime d’autorisation (cf. articles 2-7, 10 et 11 du décret n° 71-942 du 26 novembre 1971).

Il convient, dans tous les cas de solliciter son ouverture par une demande adressée au garde des sceaux (en utilisant le portail OPM : cf. notice « déposer une demande sur un office existant »).

  • Est-il possible de transférer un bureau annexe ?

Non.

Aucune disposition ne prévoit le transfert d’un bureau annexe.

Il convient de solliciter du garde des sceaux la suppression du bureau annexe et l’ouverture concomitante d’un nouveau bureau sis dans une autre ville.

  • En cas de transfert de mon office au sein d’une zone de libre installation, les dispositions de l’article 10, alinéa 4, du décret n° 71-942 du 26 novembre 1971 me permettent-elles d’ouvrir un bureau annexe par simple déclaration adressée au garde des sceaux ?

Non.

L’ouverture d’un bureau annexe ne relève pas d’un régime de déclaration.

Lorsqu’elles mentionnent « en les mêmes formes » les dispositions de l’article 10, alinéa 4, du décret n° 71-942 du 26 novembre 1971 renvoient à l’alinéa 2 du même article.

  • Peut-on ouvrir un bureau annexe dans la ville où se situe mon office ?

Non. Un bureau annexe n’a pas vocation à être ouvert à la résidence du siège de l’office.

En effet, une telle demande relève des dispositions particulières des articles 11.1 et 11.2 du règlement national du Conseil supérieur du notariat relatives à la notion de local accessoire.

III - Questions communes à plusieurs professions

  • Quel est le délai d’instruction d’une demande portant sur un office existant ?

Pour les demandes déposées à compter du 1er février 2017, le délai moyen d’instruction est de 8 mois.

Il est fréquent qu'un délai de 9 à 12 mois soit nécessaire, notamment en cas de demandes complexes ou liées.

Lorsque des impératifs de service public le commandent (mais seulement dans ce cas), le délai d'instruction est réduit.

  • Dois-je déposer une demande pour quitter mes fonctions de notaire salarié ou d’huissier de justice salarié ?

Une démission des fonctions d’officier public ou ministériel salarié ne donne pas lieu à la parution d’un arrêté du garde des sceaux, sauf si elle est conditionnée par une nomination concomitante en cette même qualité ou en qualité de titulaire d’un office ou d’associé exerçant d’une société titulaire d’un office.

Dans ces derniers cas, il convient de déposer une demande de démission (supplique datée et signée) en même temps que la demande de nomination, sous réserve des dispositions spécifiques à la reprise de fonctions.

En cas de démission, de rupture conventionnelle du contrat de travail ou de retraite, il convient d’en informer le garde des sceaux par téléprocédure ainsi que la chambre départementale (article 18 des décrets n° 98-82 et n° 2011-875).

 

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